Outils essentiels pour une travailleuse autonome!

Une amie de mon épouse m'a demandé de la conseiller sur les bons outils à utiliser quand on opère son bureau de la maison.
Comme IT-Ration Conseil (ma compagnie) opère avec un modèle très décentralisé (les employés travaillent de chez eux plus de 80% du temps), voici mes recommandations!

Email: Un essentiel, mais souvent sous-évalué. Il est important de choisir un fournisseur qui permet de prendre les courriels à distance à l'aide d'une interface style webmail. Certains offrent même un accès imap. Notre fournisseur est webserve.ca. Nous avons adopté ce fournisseur après les nombreux problèmes avec hostexcellence.com l'an passé. Notre expérience a été satisfaisante au plus avec webserve jusqu'a maintenant. Juste hier, les courriels envoyés à it-ration.com étaient retournés à l'expéditeur avec un message d'erreur.

eFax: Même aujourd'hui, beaucoup de gens demandent de faxer des documents (comme les contrats signés). Nous utilisons donc un scanner et le service de efax.com. Efax permet d'envoyer des documents numériques à un fax et de recevoir un fax via leur format propriétaire (qui demande leur lecteur) ou en format PDF. Le service coute 18 $ par mois.

Téléphonie d'affaires : Bell Canada aimerait bien nous faire croire que nous devons investir dans leur infrastructure couteuse pour établir un service téléphonique d'affaires.
Non non monsieur B! Vive la téléphonie IP! Nous avons trouvé un fournisseur de téléphonie IP à Ottawa nommé versature.com. Ils fournissent un service de téléphonie IP avec un numéro dans le 514, de multiples lignes (extensions) et un message d'accueil bilingue enregistré par un pro. Quand les gens sont au bureau, nous utilisons les téléphones IP de Polycom (loué pour 7 $ par mois pour le modèle IP301). Quand ils sont à la maison, ils utilisent le soft phone sur leur laptop. (Ne pas oublier un Casque d'écoute avec micro!)
Les appels sont facturés à 2 cents la minute et la facture est payée par carte de crédit. Pas de problèmes de facturation et pas de castor!

Appels-conférences : Nous utilisons aussi Skype quand nous devons faire une téléconférence de plus de 3 personnes. Versature nous permet de faire les appels à 3.

Cellulaire : La facture peut monter assez rapidement avec un téléphone cellulaire. Personnellement, j'ai diminué ma facture de moitié en utilisant la fonction 'Call Forward'. La minute que j'entre au bureau, je fais suivre mes appels sur mon cellulaire sur ma ligne d'affaires.
Organisateur personnel de poche: J'utilise le Palm Treo 600. Beaucoup d'autres versions sont maintenant disponibles sur le marché, mais le Treo 600 fait tout ce que je veux. Contact, rendez-vous, email quand je suis à l'extérieur du bureau sans mon laptop. Je synchronise mon Treo 600 avec Outlook. Je synchronise aussi Outlook avec mon logiciel CRM (NetSuite).
J'ai aussi découvert que Google map a une application pour le Treo! Assez impressionnant! On peut même avoir la vue satellite!

Chat : Les applications de chat sont maintenant très nombreuses. Nous utilisons Skype et MSN Messenger. Pour notre MSN Passport pour Messenger, nous utilisons notre email d’it-ration (pas besoin d'utiliser l'adresse Hotmail). Je trouve cela plus professionnel.

Équipement à la maison:
Connexion internet: Pour les gens de Montréal, Vidéotron ou Bell. Les 2 technologies sont différentes. Pour moi, Vidéotron est radicalement plus rapide (et le service grandement meilleur que Bell!)

Ordinateur: Nous utilisons les laptops de Dell. Facile à commander et service rapide. Je suggère aussi d'acheter un écran LCD, clavier et souris qui resteront à la maison. Une 2e souris (wireless USB) et un 2e power supply m'ont souvent sauvés! Je les laisse en permanence dans mon sac de laptop.

Un schredder: utile quand on imprime les documents des clients à la maison et qu'on de veux pas qu'ils se retrouvent au coin de la rue, emportés par le vent.

Bon, j'ai pas mal fait le tour!

Sylvie, bonne chance avec ta compagnie!