ProDrive Systems choisit le modèle d'application à la demande

ProDrive Systems se spécialise dans la conception, la fabrication et la distribution de matériel pour dentistes. Née en 2003, cette jeune entreprise a mis au point une turbine grâce à laquelle la puissance et la précision de l’embout à main (pièce intégrant la fraise notamment) se dégradent beaucoup moins rapidement. Cette découverte révolutionnaire a donné naissance à la gamme de produits ProDrive. En plus de cette dernière, l’entreprise distribue d’autres produits et offre des services de réparation. Sa structure organisationnelle comprend plusieurs entités, ainsi que des bureaux à Ottawa, à Montréal et dans l’État de New York. En tout, quarante personnes y travaillent.

En 2005, ProDrive était à la recherche d’un système d’information pour gérer de façon conviviale cette structure élaborée, comprenant des divisions physiquement et juridiquement séparées. Pour ce faire, elle avait besoin de fonctions provenant à la fois d’un progiciel de gestion intégré (ERP) et d’un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Elle voulait un système centralisé, aisément accessible dans tous les établissements et sur la route.
La mise en œuvre de grands progiciels présentait un double problème, toutefois : la complexité et les coûts. À ses tout débuts, ProDrive ne comptait que trois employés et trois ingénieurs en sous-traitance. N’ayant pas d’équipe TI, ni l’intention d’en former une, la direction souhaitait acquérir un système caractérisé par une installation et une maintenance simples et économiques. Ses recherches l’ont conduite à envisager l’adoption du concept d’applications à la demande. Finalement, son choix s’est arrêté sur le système NetSuite.

« Ce système nous offrait 85 % des fonctions dont nous avions besoin, commente le directeur des finances, Yvon Roy. En le personnalisant, nous avons fait grimper cette proportion à 95 %. Nous n’en aurions pas obtenu autant avec un grand progiciel. »

La mise en œuvre débute à la fin de l’été 2005. Le principal défi consiste alors à implanter sous un même toit des entreprises fonctionnant dans des contextes juridiques différents, de part et d’autre de la frontière canado-américaine. Entre autres difficultés, les produits de l’entreprise sont soumis à la réglementation de la Food and Drug Administration (FDA), aux États-Unis, ainsi que de Santé Canada. En bout de piste, l’entreprise opte pour la mise en place de deux versions, chacune servant aux opérations propres à chaque pays – les deux sont accessibles en une même ouverture de session, cependant.

Le déploiement de la version américaine a nécessité deux mois et demi de travail, ce qui a permis d’atteindre l’objectif fixé : que l’entreprise ait une vitrine opérationnelle aux États-Unis en novembre cette année là. Couvrant une activité plus étendue, la version canadienne a été installée en six mois et a bénéficié de l’expérience acquise précédemment. Au terme de l’installation, en avril 2006, ProDrive comptait une quinzaine d’employés. D’octobre 2005 au printemps suivant, l’entreprise a enregistré une croissance de ses ventes de l’ordre de 30 % tout en déployant les deux versions du système. Un exploit en soi, puisque la personnalisation effectuée sur NetSuite par la firme IT-Ration, choisie par ProDrive pour l’aider dans cette tâche, est l’une des plus importantes à ce jour au Canada.

La direction se réjouit de son choix. La solution a permis à ProDrive, dont les ressources sont limitées, de déployer son système d’information dans tous ses emplacements de façon uniforme et simultanée. Pour accéder au système, un ordinateur, un navigateur et une connexion à Internet suffisent. Nul besoin d’une équipe TI interne.

« En nous évitant d’avoir à investir massivement dans un progiciel complexe, cette plateforme nous donne un avantage concurrentiel, conclut Yvon Roy. Elle nous procure en temps réel des informations détaillées sur les clients et les opérations. Le projet a été réalisé à un coût raisonnable, dans un temps relativement court et sans frais de maintenance excessifs.

Les applications à la demande permettent à Hans Performance Products de réaliser d’importantes économies

Entreprise établie à Atlanta, en Georgie, HANS Performance Products fabrique et commercialise un dispositif de sécurité destiné aux pilotes de voitures de course, ainsi que des produits dérivés. Ce dispositif consiste en un collier qui se fixe au casque du pilote afin de le protéger contre un éventuel coup de fouet cervical et éviter d’autres blessures au cou et à la tête. Plus de 15 000 de ces dispositifs de sécurité primés sont en usage sur les circuits de course automobile à l’échelle internationale, et lors de courses de bateaux.

Les ventes du HANS Device ont véritablement pris leur envol il y a cinq ans. Il est devenu évident, alors, que l’infrastructure technologique de l’entreprise ne pouvait répondre à la forte croissance de la demande. Pour chacune des fonctions que sont la base de données, la gestion des stocks, le traitement des commandes et les finances, l’entreprise utilisait une application distincte. Les données relatives aux commandes devaient être saisies dans toutes ces applications.

Cette façon de faire ralentissait la productivité du personnel et entravait la gestion des stocks. En effet, il devenait difficile de garder précisément le compte des composants que l’on avait en stock en vue de la production du HANS Device. Cette lacune mettait l’entreprise à risque, parce que certains composants ne sont fabriqués que sporadiquement par les fournisseurs. Ainsi, il a fallu interrompre la production en quelques occasions parce que les réserves de ces pièces étaient épuisées. Autre inconvénient : les données financières ne permettaient pas toujours de vérifier si les factures avaient bel et bien été réglées. L’entreprise a perdu des sommes importantes en raison de cette incertitude.

Applications à la demande
Pour la direction, il était clair que la solution à de tels problèmes passait par l’adoption d’un système intégré. Cependant, HANS Performance Products ne compte que 15 employés et n’a pas de service de TI. Pour cette raison, l’entreprise ne souhaitait mettre sur pied ni un serveur ni un réseau. Elle s’est donc intéressée au concept des applications à la demande. À la fin de 2003, elle se met donc à la recherche d’une solution hébergée. Finalement, son choix porte sur le système NetSuite.

« C’est ce système qui offrait le plus de fonctionnalités pour notre investissement, indique le directeur de l’exploitation de l’entreprise, Gary Milgrom. Nous obtenions tout ce dont nous avions besoin en un seul produit. »

Pour l’aider dans l’implantation du système, l’entreprise n’a pas hésiter à faire appel à une firme montréalaise (IT-Ration Conseil).L’une des tâches confiées à cette dernière consistait à mettre en œuvre un site Web évolué, assorti de fonctions de commerce électronique efficaces. « Il fallait structurer le site Internet de façon logique et attrayante, afin que les clients puissent trouver facilement les produits qu’ils recherchent », précise le directeur de l’exploitation.

Intégration bénéfique
Offrant une intégration complète de l’ensemble des fonctions de l’entreprise, le nouveau système lui procure des avantages marqués. Il lui permet maintenant de gérer ses stocks efficacement et de se réapprovisionner en temps opportun. Il offre aussi la possibilité de créer des graphiques de nature financière donnant le pouls d’un secteur en un coup d’oeil. Par ailleurs, le système a pratiquement éliminé les comptes clients non résolus, la facturation et le recouvrement se faisant dorénavant aisément. Autre avantage, le personnel peut élaborer quotidiennement des rapports personnalisés touchant à tous les secteurs (expédition, vente, gestion des stocks, etc.), ce qui confère un contrôle accru des affaires.

« Aujourd’hui nous pouvons expédier une centaines de produits par jour, comparativement à une quarantaine par semaine avant NetSuite, explique Gary Milgrom. Grâce au nouveau système, nous avons pu gérer une croissance de 500 % au cours des dernières années tout en n’ajoutant que quelques employés à notre effectif. »

En somme, le concept d’applications à la demande a permis à HANS Performance Products de réaliser d’importantes économies. Sans cette technologie, l’entreprise eût été contrainte d’élargir son personnel et, du coup, de réduire sa marge de profit. Elle peut aujourd’hui se concentrer pleinement sur ses affaires sans se soucier de l’exploitation et de l’entretien de son système d’information. Pour une PME, il s’agit là d’un avantage crucial.