Il m'est très rare d'arriver dans une entreprise qui n'a pas de système de gestion en place.
La plupart du temps, une panoplie d'applications ont fait leur apparition, au gré de leur utilisateur et des besoins d'affaires.
Ainsi, une petite PME qui pouvait très bien opérer avec Quick Book et Excel se retrouve avec un cauchemar sur les bras quand l'entreprise grandit. La communication entre les équipes est déficiente, l'entrée en double est commune et trouver l'information lors d'un problème devient un exploit!
Avant d'entreprendre l'implantation d'une solution intégrée, il est crucial de faire l'inventaire des applications existantes. Elles renferment probablement beaucoup d'information critique qui devra être transférée dans le nouveau système.
Cet inventaire devrait idéalement aussi être couplé avec un exercice de capture des processus d'affaires existants (le "AS-IS") sous forme de flux de processus (process workflow).
Le produit final vous donnera une bonne image des processus de l'entreprise et des interactions entre les applications. Vous pourrez par la suite déterminer les améliorations de processus à apporter par le nouveau système intégré.
N'oubliez surtout pas de gérer ce changement majeur pour votre entreprise. Les utilisateurs de ces applications en ilots ne voudront pas s'en défaire si facilement. Vous devez bien communiquer les bénéfices du nouveau système et vous assurer de bien former les nouveaux utilisateurs très tôt dans le projet. Vous obtiendrez ainsi une plus grande adoption de l'application et des usagers heureux qui l'utiliseront avec joie!
